Uwagi o archiwizacji

29 grudnia 2012

Archiwizacja to zagadnienie rozległe. Nawet jeśli zawęzimy problem do sfery cyfrowej, czyli do plików z danymi, wciąż będziemy mieli mnóstwo tematów do analizy. Felieton z natury nie jest formą właściwą do roztrząsania rozbudowanych zagadnień teoretycznych czy technicznych i dlatego nie będę głębiej wnikał ani w teorię, ani w techniczną praktykę. Chcę natomiast wyczulić Państwa na niektóre sprawy, abyście lepiej określili swoje wstępne założenia dotyczące tworzenia prywatnych archiwów. Innymi słowy można powiedzieć, że chciałbym u Państwa wzbudzić pewne refleksje, które zmienią Wasz sposób myślenia o osobistej archiwizacji.

Rodzinne opowieści

Najstarsze pamiątki i dokumenty przechowywane przez moją rodzinę pochodzą z końca XIX wieku. Niektóre z nich przetrwały dwie wojny światowe, deportację do pracy w syberyjskim kołochozie, a także dużą katastrofę budowlaną. Oczywiście były też po drodze zwyczajne wydarzenia jak remonty czy przeprowadzki. Już w XXI wieku okazało się, że stare dokumenty to coś więcej niż pamiątki - były one potrzebne do załatwiania ważnych spraw urzędowych. Od dawna nie spodziewaliśmy się, że taka potrzeba może zaistnieć, ale jak widać byliśmy w błędzie. Przydatne okazały się niektóre z grupy najstarszych dokumentów. Z kolei brak części dokumentów z lat 1950-tych czy 1960-tych zaowocował bardzo konkretnymi problemami i wymiernymi stratami.

Z moich rodzinnych doświadczeń wypływa wiele wniosków. Mało kto planuje jakiekolwiek działania w perspektywie rzędu 100 lat. Wiele razy stykałem się z lekceważącym uśmiechem kiedy mówiłem o archiwizacji planowanej w takim horyzoncie czasowym. A jednak nasze decyzje dotyczące archiwizacji powinniśmy rozważać właśnie z takim założeniem. To powinien być standard dla każdego rozsądnego człowieka. Długotrwałość to jedna z cech definiujących archiwizację. Coś co ma trwałość na poziomie kilku lat to tylko bieżąca kopia zapasowa i nic ponadto. Różnica pomiędzy archiwizacją a kopią na bieżący użytek jest zasadnicza.

Jeśli coś jest dla nas ważne, to nie należy ufać archiwizacji prowadzonej przez zewnętrzne firmy czy instytucje, lecz trzeba osobiście zadbać o zabezpieczenie przedmiotu czy informacji. Gdyby wspomniane dokumenty nie zostały zachowane, wynikły by z tego bardzo poważne komplikacje. Przekonałem się, że mnóstwo dokumentów z archiwów urzędowych czy firmowych przepadło i to nie tylko z powodu II Wojny Światowej.

Przytoczony przeze mnie przykład pokazuje, że nie mamy większych szans by przewidzieć, które z naszych przedmiotów czy dokumentów okażą się ważne za kilkadziesiąt lat. Jak wspomniałem, zaginęły późniejsze dokumenty, które można było zachować znacznie łatwiej niż inne, starsze. Po prostu niektóre decyzje okazały się błędne.

Poza tym przykład mojej rodziny ilustruje jak bardzo ważny jest jeden, łatwy do przeoczenia szczegół. Chodzi o porządek w naszych archiwalnych zbiorach. Kiedy w budynku wybucha pożar albo uzbrojeni ludzie przychodzą by deportować całą rodzinę to nie ma czasu by się zastanawiać "gdzie ja to położyłem". Porządek jest też bardzo ważny z kilku innych względów. O niektórych napiszę dalej, a tu zachecę tylko Państwo do okazania odrobiny troski o Waszych bliźnich. Pamiętajmy o tym, że po naszej śmierci ktoś będzie musiał zająć się naszymi rzeczami. Porządkowanie rzeczy człowieka, który był bałaganiarzem to bardzo niewdzięczne i czasochłonne zajęcie.

Uważacie Państwo, że przesadzam i stronniczo wybieram nietypowe przykłady? Losy mojej rodziny nie są wyjątkowe. Miliony ludzi doświadczyły deportacji w czasie wojny. Zachowanie dokumentów, o których wspomniałem nie wynikało wcale z jakiejś fobii czy z niespotykanych zwyczajów moich krewnych. Polecam też Państwa uwadze kilka statystyk i faktów z naszych czasów i z naszego otoczenia. Według danych policji roczna liczba kradzieży z włamaniem to ponad 100 tysięcy. Straż pożarna podaje, że liczba pożarów też przekracza 100 tysięcy rocznie. Nawet jeśli zdecydowana większość z nich to pożary małe, zagrożenie jednak jest całkiem realne. I w małym pożarze można ponieść straty. O powodziach słyszymy właściwie co rok. Mieszkańcy Jugosławii w roku 1980 zapewne nie spodziewali się, że kilkanaście lat później narody żyjące w tym państwie będą prowadziły wojny. Krótko mówiąc szansa na to, że przez kilkadziesiąt lat swego życia przeżyjemy jakąś większą czy mniejszą katastrofę jest całkiem spora.

Poza tym jeśli zabezpieczymy się na okoliczność bardziej dramatycznych wydarzeń, przyda się to nam w sytuacjach, które są zupełnie zwyczajne. Powszechnie wiadomo, że jedną z częstszych przyczyn utraty danych są błędy użykowników. Czasami coś wyrzucimy czy skasujemy przez zwykłą nieuwagę, coś może przepaść przy okazji remontu czy przeprowadzki. Porządna archiwizacja znacznie zmniejsza ryzyko, że sami coś nieopatrznie zniszczymy lub zagubimy.

Selekcja materiałów do archiwizacji

Ktoś w tej chwili być może pomyśli sobie tak: owszem, autor ma trochę racji, ale mimo wszystko przesadza. No bo faktycznie warto poważniej pomyśleć o przechowaniu notarialnych umów, postanowień sądów, aktów wystawianych przez Urzędy Stanu Cywilnego czy dokumentacji zatrudnienia, no ale nie przesadzajmy z całą resztą. Takie podejście określił bym mianem lekceważenia sprawy, która zasługuje na więcej uwagi. Większość naszych zdjęć, filmów czy nagrań audio prawdopodobnie z czasem zdegraduje się do roli trzeciorzędnych pamiątek, a może i zwykłych śmieci. To jednak nie oznacza, że możemy selekcję wykonać w najprymitywniejszy sposób wyróżniając wąską grupę ważnych dokumentów/danych przeznaczonych do poważnej archiwizacji i zupełnie beztrosko potraktować resztę.

Zacznijmy od kwesti nakładu czasu i nakładów finansowych. Jak się nad tym zastanowić, dobra archiwizacja wcale nie wymaga dużych poświęceń. Solidne i dobrze zorganizowane archiwum wymaga trochę przygotowań, zachowania właściwych praktyk i zazwyczaj także poniesienia pewnych niedużych kosztów. Ale czas poświęcony na początku w większym czy mniejszym stopniu odzyskamy później. Sam poznałem skutki zaniedbań na własnej skórze i wiem, że godzina czasu poświęcona na rozsądną archwizację może w przyszłości przynieść wiele razy większą oszczędność, jeśli tylko unikniemy żmudnego poszukwiania potrzebnych rzeczy czy danych w samodzielnie stworzonym bałaganie. Wydatki też nie są duże. Tak więc czemu się wzbraniać przed sensowną archiwizacją skoro ona aż tak bardzo nie boli?

Poza tym znaczenie dokumentów i danych nie może być oceniane tak zgrubnie jak to napisałem wcześniej. Mamy przecież nie tylko skrajności w postaci danych ważnych i nieważnej reszty. Są rzeczy bardzo ważne, ważne, dość ważne, średnio ważne, mało ważne i zupełnie nieistotne. Zresztą ta sytuacja się zmienia. Jeszcze kilkadziesiąt lat temu przeciętny człowiek w swoim życiu nie korzystał z tak dużej ilości dokumentów i danych jak teraz. Przeróżne rachunki, dowody wpłat, wyciągi, deklaracje, wnioski, formularze, a także zdjęcia, filmy, teksty, dane finansowe coraz bardziej się mnożą i coraz więcej dokumentów ma swój oryginał w postaci elektronicznej.

Niektóre sytuacje są całkowicie nieprzewidywalne. Być może amatorskie nagrania muzykującego dziecka nabiorą dużej wartości kiedy owo dziecko z czasem zostanie wykonawcą światowej sławy. Być może zwykłe pamiątkowe zdjęcia nabiorą szczególnej wartości sentymentalnej dla kogoś kto wcześnie straci swych bliskich. Tego typu przykładów nie będę mnożył. Nie będę też zachęcał do archiwizacji wszystkiego co tylko nam trafi w ręce. No ale jeśli już w ogóle decydujemy się rejestrować tego typu materiały, jeśli nie kasujemy ich wkrótce po rejestracji, to czemu nie zapisać i nie zarchiwizować ich w sposób solidny?

Zauważyłem też, że bardzo wiele osób nie za bardzo zdaje sobie sprawę z potencjalnych skutków swoich działań, choćby w odniesieniu do podatków, spadków czy emerytur. Brak tej świadomości prowadzi często do utraty dokumentów, które należało by zachować. Niski jest stopień świadomości jak poważne komplikacje mogą spowodować archiwizacyjne zaniedbania przy załatwianiu spraw urzędowych czy sądowych. Jeśli kiedykolwiek dotkną nas negatywne skutki własnego niedbalstwa, to z dużym prawdopodobieństwem przewyższą one wkład pracy, który był by potrzebny na prawidłową archiwizację danych i dokumentów. Podam prosty przykład. Doświadczenia z ostatnich lat uświadomiły mi, że mnóstwo osób ma zaniżone emerytury z powodu braków w dokumentacji zatrudnienia. Sto czy dwieście złotych to w potocznym rozumieniu kwota nieduża. No ale jeśli przez wiele lat, każdego miesiąca o tyle mniejsza będzie nasza emerytura to strata zrobi się poważna.

Ekonomika archiwizacji

Wspomniałem już o tym, że ucieczka przed przyzwoitą archiwizacją jest często o tyle nieracjonalna, że przecież w grę nie wchodzą żadne większe poświęcenia. O aspekcie ekonomicznym warto napisać kilka zdań więcej. Szczególnie warto o tym pomyśleć z uwagi na nasze hobby, czyli na pliki z zapisem audio. W przypadku plików z muzyką w ogóle można kwestionować sens indywidualnej archiwizacji. W ogromnej większości przypadków nasze nagrania nie mają waloru unikalności. To tylko kolejne kopie, nieraz jedne z wielu milionów.

Pamiętajmy jednak, że kolekcjonowanie nagrań zawsze wymaga jakiegoś nakładu czasu i pieniędzy. Możemy co prawda założyć, że w razie utraty naszych nagrań, będzie można wykonać kolejne kopie. Ale warto postawić proste pytanie: jaka polityka archiwizacji jest najbardziej opłacalna? A kiedy będziemy się zastanawiać nad tą sprawą koniecznie weźmy pod uwagę aspekt czasu. Ponoszone koszty to nie tylko pieniądze wydawane na sprzęt, nośniki, meble, czy opakowania. Zmarnowana dniówka ma przecież wymierną i wcale niemałą wartość. Bardzo łatwo jest ulec pokusie ciągłego stosowania prowizorycznych rozwiązań. Taka polityka najczęściej jest nieopłacalna na dłuższa metę. Ale nawet jeśli utrzymywanie naszego archiwum na wyższym poziomie w ostatecznym rozrachunku będzie nas kosztowało więcej pieniedzy, to jednak zyskamy w sferze niematerialnej - w jakimś zakresie nasz komfort życia będzie wyższy.

Nieunikniony element niepewności

To poniekąd oczywiste w przypadku decyzji wybiegających skutkami daleko w przyszłość, ale jednak o tym przypomnijmy. Nasze decyzje dotyczące archiwizacji są związane z niepewnością. Jesteśmy na niepewność skazani. Trzeba się z tym pogodzić i nie ma sensu nad tym ubolewać.

Niepewność ma kilka oblicz. Po pierwsze nie wiemy jak rozwiną się nośniki do archiwizowania informacji. Za 5, 10 czy 20 lat może się okazać, ze nasza strategia przechowywania danych okaże się nieoptymalna. To jest nieuniknione ryzyko. Być może okaże się, że wybraliśmy droższe i mniej wygodne rozwiązanie. Jeśli tak będzie, to trudno. Musimy podejmować nasze decyzje teraz, na podstawie dostępnych informacji, w oparciu o dostępne technologie.

Niepewność dotyczy też samej trwałości archiwizowanych danych. Każdy, nawet najlepszy sposób archiwizacji niesie ze sobą pewien poziom ryzyka. Każde urządzenie może się zepsuć. Każda operacja kopiowania danych może spowodować wprowadzenie błędów. Na każdym nośniku może wystąpić jakaś wada. Każdy dokument lub nośnik można nieopatrznie zniszczyć lub zagubić. Nawet dobrze zorganizowana archiwizacja nie daje nam pewności, że zachowamy wszystkie dane w nienaruszonej postaci.

Co więcej nasze decyzje musimy w dużej mierze opierać na przybliżonych, orientacyjnych danych. Właściwie nie ma sposobu, aby dokładniej obliczyć stopień ryzyka ponoszony przy wyborze któregoś typu nośnika czy modelu sprzętu.

*   *   *   *   *

Tak jak pisałem na wstępie nie miejsce tu na rozważania o technicznej naturze. Ale mam nadzieję, że lektura tego felietonu u części z Państwa ostudziła entuzjazm wobec koncepcji przechowywania danych w chmurze, że lepiej dostrzegliście ograniczenia przenośnych dysków twardych, że zwrócicie większą uwagę na to w jakim miejscu przechowywane są Wasze dokumenty i dane, że zastanowicie się czy w Waszych zbiorach jest zachowany porządek, że potraktujecie swoje dane jako coś bardziej długowiecznego. Kilka tego typu refleksji chciałem sprowokować. (GS)